Modelo de Operação Door-to-Door


Introdução

O presente documento apresenta um modelo de procedimentos operacionais para a coordenação de operações de importação com logistica door-to-door, utilizando uma estrutura centralizada de controles.

Entende-se por coordenação logística de processos de importação com logística door-to-door o estudo, execução e controle de todos os procedimentos necessários sobre um processo de importação a partir de seu inicio (fechamento de um pedido de compra internacional e recebimento da respectiva proforma) até a entrega dos bens em seu destino final, centralizando o tráfego de informações entre todas as partes envolvidas.
 



No modelo acima apresentado, o importador, após o fechamento de um pedido com o fornecedor, efetua interação única e exclusivamente com o coordenador logístico ficando para este a incumbência de executar e acompanhar o processo até sua chegada ao destino final (door-to-door).

Ciclo Operacional door-to-door – Importação

Operações de comércio exterior – importação – se caracterizam por uma complexidade logística que envolvem tráfego internacional, legislação aduaneira, legislação tributária, armazenagem, seguro, nacionalização, tráfego nacional, etc, com o envolvimento de várias partes no ciclo operacional: fornecedor, importador, agente transitário, seguradora, transportadora, despachante.

O coordenador logístico visa estabelecer uma centralização do controle operacional de tal forma que o importador tenha dominio constante da situação de seus processos com uma única fonte de informações.

Apresentamos abaixo uma linha do tempo representando as etapas de um processo de importação desde o fechamento de um pedido junto ao fornecedor até a chegada das respectivas mercadorias em seu destino final.
 

O ciclo operacional de um processo de importação esta dividido em 4 etapas com seus respectivos eventos de transição.

A seguir é apresentado um fluxo processual para cada etapa com seus respectivos eventos e descrição resumida dos procedimentos adotados:
 

FLUXO PROCESSUAL – EVENTOS POR ETAPA


DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS POR EVENTO / ETAPA:

ETAPA PRÉ-EMBARQUE

       Proforma
  • Após efetivação da compra internacional pelo importador e recebimento da proforma equivalente, a mesma é enviada a Softline para inicio de um novo processo de importação.
      Estudo Logístico
  • Softline efetua o estudo logístico do novo processo, verificando: rota internacional (origem -> aduana), rota nacional (aduana -> destino) , modal, cotação / designação de transitário, carga (FCL/LCL), classificação tarifária das mercadorias, verificação de necessidade de anuências (Lis, DECEX e órgãos anuentes) e execução se necessárias.
  • No caso de processos especiais, atípicos ao comum da operação (maquinários, grande qtde de volumes, alto valor agregado), efetua estudo detalhado para adequar logistica operacional e minimização de custos.  

      Instrução de Embarque

  • Softline emite a instrução de embarque ao agente transitário de acordo com o definido no estudo logístico.
      Fech.Câmbio / Carta de Crédito
  • No caso de processos com pagamento antecipado, Softline gera planilha de solicitação de fechamento de câmbio (layout customizado) e disponibiliza via pluscomex
  • No caso de processo amparado por carta de crédito, Softline gera formulário de solicitação de carta de crédito (layout customizado) e disponibiliza via pluscomex.

ETAPA EM TRÂNSITO

      Follow up de chegada
  • Softline efetua acompanhamento junto ao agente transitário desde o embarque / trânsito do processo da sua origem até o porto final. Controles de acompanhamento acordados junto ao agente através de pré-alertas e relatórios automatizados, e disponibilizados ao importador via pluscomex
      Recebimento de Doctos / Fech.Câmbio
  • Softline recebe doctos originais conforme encaminhados pelo agente / fornecedor / banco. Verifica necessidade de endossos e encaminha.
  • No caso de processos com pagamento à vista, gera planilha de solicitação de fechamento de câmbio (layout customizado) e disponibiliza via pluscomex

      Revisão Documental

  • Softline efetua revisão dos documentos originais (checagem de invoice de acordo com proforma, ‘originalidade’ da mesma, valores de frete verificados contra acordados, etc).

      Envio de Doctos p/ Despacho

  • Após avaliação documental, Softline encaminha os mesmos ao despachante aduaneiro responsável pelo desembaraço aduaneiro.


ETAPA EM DESEMBARAÇO

      Cálculo / Provisão de Valores
  • Softline efetua o cálculo dos impostos (II/IPI) e envia solicitação de provisionamento dos valores na conta Siscomex do importador para efetito de registro da DI. ( isto é feito no tempo necessário para que não haja retardo na nacionalização)
      Registro da DI
  • Softline efetua registro da Declaração de Importação e monitora o desembaraço efetivo junto aos despachantes (emissão da CI).
      Emissão de Nota Fiscal
  • Efetua emissão da Nota Fiscal de Entrada e encaminha à transportadora junto dos documentos necessários ao transporte.
      Custo Real / Notificação de liberação
  • Neste momento nossos sistemas emitem automaticamente um e-mail a pessoa designada no destino final e aos setores designados pelo importador, sinalizando o desembaraço da mercadoria (Processo, data, mercadoria, volumes, nota fiscal) e informando um tempo estimado para chegada na fábrica (transit-time). O importador terá, então, uma previsão de chegada de um determinado processo em seus armazéns. O custo real do processo fica disponibilizado no pluscomex, sendo que no momento da nacionalização ainda não inclui as despesas portuárias (apresenta o CIF + impostos) e na sequencia (média de 2 dias da nacionalização) o custo pleno.

ETAPA LIBERADO

      Controle de chegada no destino
  • Assim que a mercadoria chegar à fábrica (destino final), a mesma irá nos retornar o email enviado informando data da chegada. Caso isto não ocorra, a Softline irá efetuar follow up junto a mesma e à transportadora para verificar a causa. ( a monitoração é possivel uma vez que nossos sistemas registram o envio do email e aguardam o retorno do mesmo)

       Receb.Doctos Liberação

  • Despachantes enviam à Softline os documentos de liberação do processo (CI, documentos originais).
      Fechamento do processo
  • No caso de processos com pagamento a prazo, gera planilha de solicitação de fechamento de câmbio (layout customizado) e disponibiliza via pluscomex
  • Efetua fechamento do processo / prestação de contas e envia pasta do mesmo a Amanco.

 

Automação de procedimentos e suporte de informações (Pluscomex)

Pluscomex é um web service de propriedade da Softline que permite a automação de procedimentos operacionais envolvidos no controle e execução da logistica de importação, bem como oferece um suporte de informações para acompanhamento dos processos em andamento e daqueles já liquidados.

Pluscomex utiliza o conceito ASP (Aplication Service Provider), tendência da tecnologia da informação para todas as áreas que, com o respaldo de conectividade ofertado pela Internet, possibilita às partes envolvidas num tipo de negócio possam compartilhar informações inerentes ao mesmo.

Isto evita redundância das informações controladas pelas partes do negócio, acesso irrestrito a usuários habilitados de qualquer parte do mundo e otimização do tempo de cada parte para gerir aquilo que realmente lhe é inerente no negócio.

A nível de acesso de informações o importador poderá visualizar follow up completo dos processos em andamento com todas as informações pertinentes bem como posição e histórico de ocorrências; a nivel de histórico de processos liquidados poderá visualizar diversas consultas gerenciais para processos liberados nos últimos 2 anos fora o ano vigente.

Poderão ser desenvolvidas funções customizadas para atender necessidades internas do importador inclusive com possivel interação a sistemas corporativos.

Estas funções customizadas ficam restritas ao estudo de viabilidade de acordo com o banco de dados do pluscomex e lógica processual.